Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Luis Grau
Tarnowitzer Weg 13
22049 Hamburg
E-Mail: kontakt@elia-archiv.com

2. Welche Daten wir erheben und warum

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung unseres Dienstes erforderlich ist. Im Einzelnen:

• Mobilfunknummer: Zur Identifikation und für den Versand von Einmal-Links (Magic Links) zur Anmeldung im Archiv. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
• Name: Zur personalisierten Ansprache im Dienst. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• E-Mail-Adresse: Optional, für transaktionale Benachrichtigungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Hochgeladene Dokumente und Bilder: Deine Dokumente werden verschlüsselt auf Vercel Blob Storage im Rechenzentrum Frankfurt am Main (Region fra1) gespeichert. Der Zugriff ist nicht öffentlich; Dateien werden ausschließlich nach Prüfung deiner Anmeldung ausgeliefert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Gesundheitsunterlagen zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (siehe Ziffer 15).
• Metadaten: Dokumentenname, Kategorie, Ablaufdatum, Hochladedatum. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• WhatsApp-Nummer: Zur Verknüpfung deines Messenger-Kontos mit deinem ELiA-Konto. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3. Hosting & Infrastruktur

Vercel Inc. (San Francisco, USA) — Hosting der Web-Applikation. Vercel ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Beim Aufruf der Website werden Verbindungsdaten (IP-Adresse, Browser, Zeitstempel) in Server-Logs gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb).

Neon Inc. — Datenbankhosting (PostgreSQL) in der Region EU-Frankfurt. Nutzerdaten (Name, Nummer, Dokumentenmetadaten) werden dort gespeichert.

Vercel Blob Storage — Speicherung deiner hochgeladenen Dokumente und Bilder. Speicherort: Frankfurt am Main, Deutschland. Der Speicher ist privat konfiguriert: Deine Dateien sind nicht über eine öffentliche Adresse abrufbar, sondern werden nur nach Prüfung deiner Zugangsberechtigung ausgeliefert.

Cloudflare Inc. (San Francisco, USA) — DNS-Verwaltung und E-Mail-Routing für die Domain elia-archiv.com. E-Mails an kontakt@elia-archiv.com werden von Cloudflare an unsere interne Adresse weitergeleitet. Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Resend Inc. (USA, Infrastruktur über AWS SES) — Versand transaktionaler E-Mails (z.B. Kontaktformular-Nachrichten). Es werden dabei nur die zur Bearbeitung notwendigen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Nachricht) übermittelt. Als Schutzmaßnahme dienen Standardvertragsklauseln.

4. Messenger-Integration

ELiA wird ausschließlich über WhatsApp genutzt. Ein anderer Messenger wird derzeit nicht angeboten.

Die WhatsApp Business API wird von Meta Platforms Ireland Ltd. (Dublin, Irland) betrieben. Nachrichten zwischen dir und ELiA werden über deren Server übertragen. Wir verarbeiten dabei ausschließlich die Inhalte, die für die Nutzung des Dienstes notwendig sind – also deine Dokumente und Befehle. Weitere Informationen: WhatsApp Datenschutzrichtlinie.

5. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Zahlungen werden über Stripe Payments Europe, Ltd. (Dublin, Irland) abgewickelt. Bei Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements werden Zahlungsdaten (Karteninhaber, Kartennummer maskiert, Ablaufdatum) direkt an Stripe übermittelt. Wir speichern keine vollständigen Zahlungsdaten selbst. Stripe ist PCI-DSS-zertifiziert. Weitere Informationen: Stripe Datenschutzrichtlinie.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

6. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden technisch notwendige Cookies für die Sitzungsverwaltung im Archiv (Session-Cookie, Gültigkeitsdauer: 30 Tage). Darüber hinaus speichern wir Nutzereinstellungen (z.B. Kategoriereihenfolge) im localStorage des Browsers. Diese Cookies und Speicher sind für den Betrieb des Dienstes unbedingt erforderlich und bedürfen keiner gesonderten Einwilligung (§ 25 Abs. 2 TTDSG). Wir setzen keine Tracking- oder Werbe-Cookies ein.

7. Dauer der Datenspeicherung

Wir speichern deine Daten solange, wie du ein aktives ELiA-Konto hast. Nach Kündigung deines Kontos werden deine personenbezogenen Daten und Dokumente innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

8. Deine Rechte (Art. 15–22 DSGVO)

Du hast jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über deine bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung deiner Daten („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung deiner Rechte wende dich bitte an: kontakt@elia-archiv.com.

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. In Hamburg ist dies der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (www.datenschutz.hamburg.de).

9. Automatisierung (n8n)

Zur Verarbeitung von Nachrichten und Automatisierung von Abläufen (z.B. Benachrichtigungen, Dokumentenverarbeitung) nutzen wir n8n Cloud (n8n GmbH, Berlin, Deutschland). Die Verarbeitung erfolgt auf Servern in der EU. Es werden nur die für den Dienst notwendigen Daten (Nachrichteninhalt, Nummer) verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. Mindestalter

ELiA richtet sich an Personen ab 16 Jahren. Gemäß Art. 8 DSGVO bedarf die Einwilligung von Personen unter 16 Jahren der Zustimmung eines Erziehungsberechtigten. Wir erheben bewusst keine Daten von Kindern unter 16 Jahren und bitten Erziehungsberechtigte, die Nutzung durch Minderjährige zu begleiten.

11. Zugriff auf Nutzerdaten durch den Anbieter

Als Betreiber von ELiA haben wir technisch Zugriff auf die in der Datenbank gespeicherten Metadaten (Name, Nummer, Dokumentenkategorien) sowie auf hochgeladene Dokumente im Dateispeicher. Dieser Zugriff erfolgt ausschließlich zur Erbringung und Verbesserung des Dienstes sowie im Supportfall. Wir verpflichten uns, Nutzerdaten nicht für eigene Zwecke zu verwenden, sie nicht an Dritte zu verkaufen und nur dann einzusehen, wenn dies zur Lösung eines technischen Problems oder auf ausdrückliche Anfrage des Nutzers erforderlich ist. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

12. Unsere Facebook-Seite

Wir betreiben eine Unternehmensseite auf Facebook. Anbieter ist die Meta Platforms Ireland Ltd. (Dublin, Irland).

Wenn du unsere Facebook-Seite besuchst, verarbeitet Meta personenbezogene Daten von dir (z.B. IP-Adresse, Gerätedaten, Interaktionen mit der Seite). Meta erstellt daraus zusammengefasste Statistiken über die Besucher der Seite, sogenannte „Seiten-Insights“. Diese enthalten keine Angaben, mit denen wir dich als einzelne Person identifizieren könnten.

Für die Verarbeitung im Rahmen dieser Seiten-Insights sind wir gemeinsam mit Meta verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Die Aufteilung der Verantwortlichkeiten ist in der Seiten-Insights-Ergänzung von Meta geregelt. Danach übernimmt Meta die primäre Verantwortung für die Erfüllung deiner Betroffenenrechte. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Außendarstellung unseres Angebots).

Auf die weitergehende Datenverarbeitung durch Meta haben wir keinen Einfluss. Dabei können Daten auch in die USA übermittelt werden. Weitere Informationen findest du in der Datenschutzrichtlinie von Meta.

Die Nutzung unserer Facebook-Seite ist freiwillig. Für die Nutzung von ELiA ist sie nicht erforderlich.

13. Automatische Analyse deiner Dokumente

Damit ELiA deine Dokumente automatisch benennen, einsortieren und Fristen erkennen kann, werden sie nach dem Hochladen an einen KI-Dienst übermittelt und dort ausgewertet. Eingesetzt wird Google Gemini (Google Ireland Limited, Dublin, Irland; Infrastruktur teilweise Google LLC, USA).

Übermittelt wird der Inhalt des jeweiligen Dokuments – also Bild oder PDF einschließlich aller darin enthaltenen personenbezogenen Daten. Ausgewertet werden daraus Absender, Datum, Kategorie, ein Vorschlag für den Dateinamen sowie Fristen und Termine.

Wir nutzen Gemini in einer kostenpflichtigen Variante. Google verarbeitet die Inhalte in diesem Fall ausschließlich zur Erbringung des Dienstes und verwendet sie nicht zum Training eigener Modelle. Für Übermittlungen in die USA dienen Standardvertragsklauseln als Schutzmaßnahme.

Der Helfer im Archiv: Im Archiv kannst du ELiA Fragen zu deinen Unterlagen stellen – etwa wo etwas liegt oder welche Fristen anstehen. Dafür werden ausschließlich die Angaben zu deinen Dokumenten an Gemini übermittelt: Dateiname, Ordner, Absender, Jahr, Fristen, Termine und die bei der Ablage erzeugte Notiz. Die Dateien selbst und ihr Inhalt werden dabei nicht übermittelt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) – die Analyse ist die Kernfunktion des Dienstes und ohne sie nicht möglich. Wenn du nicht möchtest, dass ein Dokument analysiert wird, lade es bitte nicht hoch.

14. Kalender-Abonnement

Im Archiv kannst du deine Fristen und Termine als Kalender abonnieren. Dazu erzeugen wir eine persönliche, zufällige Adresse, unter der deine Termine im Kalenderformat abrufbar sind.

Wichtig: Diese Adresse ist bewusst ohne Anmeldung abrufbar, damit Kalender-Apps sie automatisch aktualisieren können. Wer die Adresse kennt, kann deine Termine einsehen. Gib sie deshalb nicht weiter. Solltest du sie versehentlich weitergegeben haben, kannst du sie im Archiv jederzeit neu vergeben – die alte Adresse wird damit sofort ungültig.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Nutzung ist freiwillig; ohne Abonnement wird keine solche Adresse verwendet.

15. Gesundheitsdaten (besondere Kategorien)

Unterlagen wie Arztbriefe, Befunde, Rezepte, Pflegegrad-Bescheide oder Schreiben deiner Krankenkasse enthalten Gesundheitsdaten. Diese gehören nach Art. 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten und sind besonders geschützt.

Wir verarbeiten solche Unterlagen nur, wenn du ausdrücklich eingewilligt hast. Rechtsgrundlage ist Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Die Einwilligung erteilst du bei der Anmeldung über ein eigenes Kästchen, das getrennt von den AGB steht und nicht vorausgewählt ist – du musst es also bewusst anhaken.

Warum die Einwilligung Voraussetzung für die Nutzung ist: ELiA wertet jedes eingehende Dokument automatisch aus, um Absender, Kategorie und Fristen zu erkennen. Wir können deshalb nicht vorher wissen, ob ein Dokument Gesundheitsdaten enthält – erst die Auswertung zeigt es. Ohne diese Einwilligung könnten wir die Analyse also gar nicht rechtssicher durchführen. Sie wird deshalb bereits bei der Anmeldung eingeholt, auch wenn du nie medizinische Unterlagen einreichst.

Du kannst die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, im Archiv unter „Fristen & Termine“ mit einem Klick. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Nach dem Widerruf können wir keine weiteren Dokumente mehr für dich auswerten; dein bestehendes Archiv bleibt erhalten und zugänglich, bis du es löschst.

Auch Gesundheitsunterlagen werden durch die in Ziffer 13 beschriebene automatische Analyse ausgewertet. Sie werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und nicht an Dritte weitergegeben, die nicht in dieser Erklärung genannt sind.